O ideal é comparar orçamentos, participar dos eventos das empresas cogitadas e solicitar documentos que atestem a sua idoneidade. A empresa deve oferecer diferentes opções de atrações e custos, que serão avaliadas pela Comissão de Formatura.
O contrato de formatura é um documento coletivo e, portanto, as decisões devem ser tomadas por consenso. Nele devem constar todas as informações indispensáveis, como: datas, horários e locais da colação, do baile e da cerimônia religiosa, decoração e aluguel da beca, nome e repertório da banda musical também devem ser mencionados.
O clube contratado para o baile deve ser citado no documento, bem como a possibilidade ou não de troca. Se esta ocorrer, deve ser por clube de igual categoria. Os preços e as formas de pagamento devem ser discriminados.
Um item específico deve detalhar a cobertura fotográfica e os serviços de filmagem, mencionando se os familiares terão a permissão de fotografar e filmar e se poderá haver recusa do formando do álbum completo, ou se há um número mínimo de fotos a serem adquiridas. A Comissão de Formatura deve solicitar que a empresa estabeleça no contrato os preços de álbuns, fotos individuais, filmes e DVDs e se sua aquisição é, ou não, obrigatória.
As regras para cancelamento do contrato, individual ou coletivo, e para a restituição dos valores pagos devem estar descritas no contrato. Assim, antes de assinar, o formando deve ler todas as cláusulas contratuais.
Com o objetivo de auxiliar as comissões de formaturas na contratação de serviços relacionados à solenidade de colação de grau especial, a Univali criou um cadastro para que os prestadores de serviços que desenvolvem qualquer atividade relacionada às formaturas, apresentem informações preliminares e básicas sobre a regularidade dos seus serviços. Também é possível conhecer as respectivas avaliações para aquelas já cadastradas e avaliadas.